Emailberichten bestaan voor meer dan 50% uit informatie die werknemers dagelijks gebruiken en een groot deel van de werknemers besteedt meer dan twee uur per dag aan het maken en gebruiken van content die wordt gebruikt en opgeslagen in emailsystemen inclusief een grote hoeveelheid en varieteit aan bijlagen. Onderzoek heeft aangetoond dat in de VS gemiddeld 80% van de bedrijven email gebruikt voor het afsluiten/bevestigen van orders en contracten. Hoe daar nu mee om te gaan vanuit organisatorisch en juridisch oogpunt op een zo kostenefficiënt mogelijke wijze?

Jaarlijks groeit de opslag van emailberichten met steeds groter wordende bijlagen met meer dan 35%! Meer dan 60% van de beslissers in organisaties begint dit als een groot probleem te beschouwen. Bovendien wordt steeds duidelijker dat deze enorme hoeveelheid in email opgeslagen data als 'organisatiegeheugen' ook als zodanig moet worden behandeld door het op adequate wijze te archiveren.

Alleen van belang voor grote organisaties?

Nee, zeker niet, al zullen de drijfveren om email op eenvoudige wijze te beheren wellicht verschillende zijn. Grote organisaties zullen het vaker vanuit juridisch oogpunt goed geregeld willen hebben terwijl kleine organisaties ook de productiviteit van de mensen er mee wil verbeteren. voor beide groepen geldt dat vanuit het oogpunt van opslag voordelen behaald kunnen worden.

Naast het opslagcriterium of de juridische grondslag voor goed emailbeheer is het ook zo dat met efficiënt emailgebruik tijd en geld bespaard kan worden. Inefficiënt gebruik kost een medewerker een half uur per dag of meer dan 5.000 euro per jaar aan niet-productieve uren! Ik kan u van harte aanbevelen het boekje "efficiënt e-mailen" van Denise Hulst te lezen. Met relatief eenvoudige middelen kan al tijd en geld bespaard worden door gebruik te maken van de mogelijkheden die MS Outlook standaard al biedt. Wilt u uw emailberichten echter goed bewaren en net als andere documenten op eenduidige en makkelijk terug te vinden wijze opslaan, kijkt u dan eens naar de mogelijkheden die DocBase u kan bieden. Wij laten u er graag meer van zien of bezoek ons op de beurs in Hoevelaken op 26 maart