Dit najaar gaat het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) landelijk van start. De medische informatie die nu nog opgeslagen ligt in tal van papieren patiëntendossiers in ziekenhuizen, is volgend jaar echter nog lang niet allemaal gedigitaliseerd.
Ziekenhuizen bezitten kilometers van patiëntendossiers, opgeslagen in de archieven. Zonder de essentiële informatie over patiënten uit deze papieren dossiers, is een elektronisch dossier als het EPD in veel gevallen niet volledig.

In de meeste ziekenhuizen is een begin gemaakt met het overzetten van de papieren dossiers in elektronische systemen. Veel patiëntdossiers worden echter niet actief gebruikt en leiden zogezegd ‘een slapend bestaan’. Ziekenhuizen zijn namelijk wettelijk verplicht dossiers vijftien jaar in hun archief te bewaren. Operatieverslagen zelfs 115 jaar.

Omdat patiëntdossiers zo lang bewaard moeten blijven, heeft een gemiddeld ziekenhuis in Nederland een archief van een paar kilometer lang. De kosten voor het digitaliseren van een compleet ziekhuisarchief gaat dus enkele tonnen aan euro’s bedragen.
Dit zijn twee praktische redenen waarom ziekenhuizen niet veel vaart maken bij het digitaliseren van alle patiëntgegevens. Er zijn echter ook technische redenen. Instellingen moeten er bijvoorbeeld deugdelijke document management systemen (dms) en enterprise resource planning-systemen (erp) op na gaan houden die alle informatie kunnen herbergen. Ziekenhuizen beheren nu 2 tot 7 terabyte aan data. Als daar het archief in digitale vorm ook nog eens bijkomt, gaan deze getallen flink de hoogte in.

Daarnaast zijn er ook redenen van organisatorische aard. Als tijdens verhuizingen of reorganisaties blijkt dat het kilometers lange archief wel erg veel ruimte in beslag neemt, digitaliseren ziekenhuizen gegevens. Er zijn daarom meer ziekenhuizen die patiëntdossiers digitaliseren vanwege ruimtegebrek, dan dat men dit doet om patiënteninformatie makkelijker uit te wisselen en kansen op fouten te verminderen.

Bovendien is het opgevallen bij ziekenhuizen die wel al met digitale patiëntendossiers werken, dat de medisch specialisten niet van de ene op de andere dag overstappen van papieren naar virtuele dossiers. Jarenlang hebben zij het met papier mogen doen. Medisch specialisten printen dus vaak dossiers uit voor gebruik, met als gevolg twee dossiers: naast de elektronische opnieuw een papieren. Dit is dodelijk voor de efficiëntie.

Wanneer ziekenhuizen gaan digitaliseren, is het dus cruciaal dat men niet bijvoorbeeld het oplossen van het ruimtegebrek als uitgangspunt kiest, maar het creëren van een toegankelijk systeem voor alle zorgverleners. Het één op één scannen van patiëntdossiers is niet de juiste werkwijze. Het overzetten van een papieren archief naar digitale dossiers vraagt om een gedegen aanpak. De uitvoering dient met visie en beleid te gebeuren, uiteraard met oog voor het gebruikersgemak van alle gebruikers en zonder de privacy van patiënten in gevaar te brengen.

Acanthis kan daar met behulp van slimme technologie een bijdrage aan leveren. Wij leveren systemen waarmee het zoeken, opslaan en raadplegen van informatie wordt ondersteund waar de gebruiker zich ook bevindt. Met een eenvoudige pc waar de Windows Explorer webbrowser op draait, kan middels login en wachtwoord toegang verkregen worden tot die informatie (documenten, films, etc.) waartoe iemand geautoriseerd is.

(Bron: Docufacts.nl)