Begeleiding van begin tot eind

Fase 

Om de implementatie van onze systemen zorgvuldig voor te bereiden en uit te voeren is een inventarisatie van uw bedrijfsprocessen op functioneel, technisch en inhoudelijk (informatiestromen en werkprocessen) gebied gewenst. Om een totaaloplossing op u te kunnen toespitsen, moet eerst duidelijk zijn hoe u werkt, of zou willen werken. Tevens worden op dat moment uw specifieke eisen en wensen geïnventariseerd. 
De consultants geven na inventarisatie desgewenst advies over:

• De invulling van document indexeringsstructuren
• De invulling van trefwoordenlijsten
• De invulling van rechtenstructuren

Fase

Het gebruiksklaar maken van DocBase  gebeurt naar aanleiding van de inventarisatie. De implementatieconsultant richt DocBase  zo in zodat u het beste bedrijfsresultaat behaalt. 
De implementatieconsultants helpen u bij:

• Het inrichten van het systeem, afgestemd op de specifieke behoeften
• De te hanteren werkwijze in relatie tot het systeem
• Het maken van sjablonen voor o.a. rapportages, ontvangstbevestigingen etc.
• Het scannen bij eventuele achterstanden (bestaand archief)
• Het compleet opzetten, inrichten en operationeel maken van het systeem

Fase

Om snel en effectief aan de slag te gaan met de nieuwe systemen, moeten uw medewerkers goed op de hoogte zijn van de functionaliteit. De docenten van Acanthis zijn ervaren in het geven van opleidingen in deze systemen. Het opleidingstraject wordt afgestemd op uw specifieke behoefte. De basisopleidingen die 
worden aangeboden zijn de volgende:

Gebruikerscursus
Applicatie-beheercursus
Voor een optimaal resultaat wordt het opleidingstraject vaak gecombineerd met invoeringsbegeleiding. Bij de invoeringsbegeleiding worden de gebruikers een aantal dagen persoonlijk begeleid door één of meerdere consultants van Acanthis. De voordelen van het systeem kunnen op die manier snel en optimaal worden benut. De consultants geven desgewenst ondersteuning en kunnen adviseren over:

• Het inrichten van het systeem, afgestemd op de specifieke behoeften
• De te hanteren werkwijze in relatie tot het systeem
• Het maken van sjablonen voor o.a. rapportages, ontvangstbevestigingen etc
• Het scannen bij eventuele achterstanden (bestaand archief)
• Het compleet opzetten, inrichten en operationeel maken van het systeem

Fase

Voor de systemen van Acanthis wordt een onderhouds- en ondersteuningscontract afgesloten. Een onderhouds- en ondersteuningscontract geeft onder andere recht op:

• Telefonische, e-mail en faxondersteuning
• Het uitbrengen van patches teneinde correcties te installeren
• Compatibiliteitsgarantie bij upgrades naar nieuwe versies
• Advies over het gebruik en het functioneren van de toepassingssoftware
• Gratis upgrades