De virtuele factuur is al vanaf 2001 in Nederland toegestaan. Rechtstreekse elektronische facturatie kan leiden tot een aanzienlijke kostenbesparing (oplopend tot 75%) en optimalisatie van de procesgang. De papieren administratie hoeft niet meer te worden gevoerd en de kosten voor verzending en afhandeling van papieren facturen valt weg.

Iedereen mag elektronisch faktureren mits aan een aantal voorwaarden wordt voldaan. Dit heeft betrekking op de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de factuur. Er zijn een tweetal varianten te onderscheiden

Variant 1 is de variant met de geavanceerde elektronische handtekening. Een elektronische handtekening voldoet aan de volgende eisen:
• Zij is op unieke wijze aan de ondertekenaar verbonden;
• Zij maakt het mogelijk de ondertekenaar te identificeren;
• Zij komt tot stand met middelen die de ondertekenaar onder zijn uitsluitende controle kan houden
• Zij is op zodanige wijze aan de gegevens waarop zij betrekking heeft verbonden, dat elke wijziging achteraf van de gegevens kan worden opgespoord..

Concreet betekent dit dat de organisatie in staat moet zijn om de facturen elektronisch te ondertekenen. Dit vergt een aantal voorzieningen. Eén van de belangrijkste is dat de ‘ondertekenaar’ kan beschikken over geavanceerde kryptongrafische methoden die zijn gekoppeld aan een sleutelpaar. De ene sleutel, de zogenaamde ‘private key’ wordt door de ondernemer gebruikt om de factuur te ondertekenen. Deze sleutel moet zeer zorgvuldig worden bewaard en bewaakt. De andere sleutel, de ‘public key’ kan door iedereen worden gebruikt om de handtekening te verifiëren.
Het elektronisch factureren in variant 1 vergt dus een integratie van encryptiesoftware met de reeds bestaande factureringsprogrammatuur. Belangrijk om te weten is nog, dat het voor de factuur voldoende is om te beschikken over een ‘technische’ geavanceerde elektronische handtekening. Er bestaat ook nog een ‘gecertificeerde’ handtekening. Deze is dan ook nog voorzien van een gekwalificeerd certificaat. Deze handtekening heeft volledige juridische rechtskracht en kan derhalve ook voor b.v. contracten worden gebruikt. Voor een factuur is dit niet noodzakelijk.

Bij variant 2 dient de authenticiteit en integriteit te worden gewaarborgd door middel van een papieren afstemmingsoverzicht. Dit is een lijst op briefpapier van de verzender , van de totalen van de facturen die in een kalendermaand zijn uitgereikt. De ontvanger moet het overzicht bewaren. De voordelen van deze variant zijn vooral te vinden in de snelheid en het gemak op het moment van facturatie.

Bewaarplicht
Niet nieuw maar wel belangrijk is de bewaarplicht van 7 jaar die ook voor elektronische facturen geldt. Het is dan ook belangrijk dat aandacht wordt besteed aan de wijze waarop de gegevens worden bewaard en toegankelijk blijven. Met DocBase Flextabs kan dit heel eenvoudig en volledig automatisch geregeld worden. Het resultaat is een snellere en efficiëntere oplossing voor alledaagse problemen.