Wat is een DSP en DSP nieuwe stijl?

Een DSP (Document Structuur Plan) betreft een plan (overzicht) waarin de orde en de structuur van documenten verwant met de organisatorische procescontext geclassificeerd en gerangschikt zijn. In een DSP nieuwe stijl* worden alle metagegevens beheerd in een aparte database, waarbij zeer breed een scala aan functionaliteit wordt aangeboden om de metagegevens digitaal te beheren en in goede banen te leiden.

Het basisconcept

Binnen een organisatie zijn er altijd vaste relaties tussen producten, processen, dossiers (zaken) en documenten. Dit wetende is het mogelijk om een DSP te creëren met deze relaties en hun specifieke
metagegevens (kenmerken). Een geïnventariseerde DSP zorgt ervoor dat, in combinatie met de DSP-importmodule van DocBase, het registreren van stukken zo eenvoudig mogelijk wordt gemaakt waarbij de meeste "kenmerken" automatisch worden ingevuld!! De eindgebruiker kan hierdoor op uniforme wijze zijn of haar documenten registreren.
Met behulp van de DSP-importmodule kunnen zaken en/of documenten via het grafische navigatiemodel worden geregistreerd dan wel worden geraadpleegd. Er hoeft geen gebruik meer worden gemaakt van dossiers-, subdossiers-, subsubdossiers- etc structuren. Dit verhoogt de uniformiteit waarop de eindgebruikers hun informatie kunnen terugvinden en registreren. De wijze waarop kan worden genavigeerd is gebaseerd op het functioneel relatiemodel, dat in samenspraak met uw organisatie binnen DSP nieuwe stijl* wordt vastgelegd.

De DSP-Importmodule

De DSP-importmodule van Acanthis is volledig gebaseerd op DSP nieuwe stijl*. De gebruiker navigeert op basis van de DSP gegevens door zijn/haar onderwerpen. Hierin wordt de eindgebruiker grafisch door alle gerelateerde onderwerpen geleid, waarbij de begrippen eenvoud en overzicht kenmerkend zijn voor deze toepassing. Tevens is de DSP-importmodule vanuit MS Office benaderbaar. Zo kan de gebruiker middels voorgedefinieerde sjablonen een brief uitdraaien, om deze gelijk te kunnen registreren in DocBase. Op deze manier is een organisatie in staat veel tijd te besparen (20%-50%) met betrekking tot het terugvinden en registreren van documenten (in relatie tot traditionele DM systemen).

Ten opzichte van andere leveranciers, onderscheidt de DSP-importmodule van Acanthis zich op de volgende punten:

• Grafische DSP navigatie voor zoeken en registreren

• Automatische metadatamining
• Dynamische generatie registratietemplates
• Automatische sjabloon integratie
• Kleur gecodeerde legenda en navigatie
• Historische woordenfilter
• Hiërarchische filters en navigatie
• Beheer import DSP metadata*