f Papierarm kantoor goedkoper en efficiënter

‘Met één druk op de knop het juiste document te pakken’

Ooit werd gedacht dat kantoren in de toekomst geheel papierloos zouden zijn. We zouden alleen nog digitaal werken. Zo ver zal het niet komen; er wordt meer geprint dan ooit. Toch kan door slim digitaliseren wel veel papier worden bespaard. En er zijn meer voordelen.

Papierstromen zijn de business van veel financiële dienstverleners. Bijvoorbeeld dienstverleners tussen geldverstrekkers, verzekeraars en intermediairs of intermediairs zelf die zorgen dat het dossier compleet wordt afgeleverd bij de verschillende partijen. Het proces om een hypotheek- of verzekeringsaanvraag af te handelen kan vaak veel efficiënter worden ingericht opdat met zo weinig mogelijk mensen zo snel mogelijk gewerkt kan worden op zo min mogelijk vierkante meters.

Papierarm werken is daarbij efficiënter en goedkoper. In de periode tussen de aanvraag en de verstrekking van een hypotheek bouwt de dienstverlener het dossier op volgens de wettelijke regels en de aanvullende eisen van de geldverstrekker. Elk document dat binnenkomt – taxatierapport, salarisstrook, echtscheidingsconvenant, werkgeversverklaring – wordt op echtheid beoordeeld en gescand. De originelen gaan in het dossier op afstand (goedkope opslagruimte) en het digitale dossier wordt actief gebruikt.

Komen er nu vragen over een dossier dan is met één druk op de knop het juiste dossier met de inhoud onder diverse zelf ingerichte tabs gevonden en via een extranet kan toegang worden gegeven tot op documentniveau aan de intermediairs op stukken in te zien zodat veel telefonische vragen omtrent inhoud worden voorkomen. Ook is zo inzage in welke stukken nog moeten worden aangeleverd.

Naast efficiency is ook veiligheid belangrijk. Een papierarm kantoor is veiliger omdat wanneer bijvoorbeeld brand uitbreekt of waterschade ontstaat (wat niet ondenkbaar is met de huidige heftige regenval), is er altijd een digitaal archief waar zeer eenvoudig een backup (automatisch) van kan worden gemaakt die in een brandvrije kluis past op een andere locatie.

Er kan ook een nadeel aan deze werkmethode kleven: wanneer de ICT-omgeving plat ligt, komt het werk mogelijk stil te liggen.

De voordelen wegen echter ruimschoots op tegen de nadelen. Een harde schijf kost minder dan een lege archiefkast (plus nog eens de indeling zoals archiefmappen, tabbladen enz.).

Belangrijk is om, voordat je papierarm wil gaan werken, de papierstromen in kaart te brengen. Welke documenten heb je vaak nodig, en van welke documenten is het noodzakelijk dat je ze kunt delen? Hoeveel documenten zou je moeten scannen (bepaalt de investering in de scanner) en hoeveel documenttypes zou je willen onderscheiden?