Standaard voor duurzaamheid en betrouwbaarheid

Het beheer van elektronische archieven stelt speciale eisen aan het bestandsformaat, dat in vele gevallen tientallen jaren mee moet gaan. PDF en XML hebben daarbij de beste kaarten.

De voordelen van digitale documenten staan buiten kijf, maar het beheer van elektronische archieven zorgt voor de nodige hoofdbrekens. Veel professionele documenten moeten lange tijd bewaard worden. In de praktijk is gebleken dat er geen makkelijke wijze is om te verzekeren dat documenten over tien jaar nog op dezelfde manier toegankelijk zijn. Dat komt door voortschrijdende technologische ontwikkelingen op hard- en softwarevlak.

De belangrijkste stap naar een duurzaam archief is –vanuit softwareoogpunt- de selectie van het juiste bestandsformaat dat aan een aantal eisen moet voldoen. Voor de archivaris moet het gekozen bestandsformaat zo autonoom mogelijk zijn. Er dient dus zoveel mogelijk contextuele informatie (herkomst, auteurs, gebruikte lettertypen) in het bestand te zijn opgenomen. Toegang en de visuele weergave zijn platform- en applicatieonafhankelijk. En de specificatie is op open en stabiele technologie gebaseerd.

Met DocBase dat met open standaarden werkt zijn documenten op diverse manieren benaderbaar doorzoekbaar en met de PDF-convertor en/of ingebouwde OCR-technologie worden bestanden in een duurzaam formaat opgeslagen en ook op inhoudelijke tekst vindbaar. Werkelijke digitale duurzaamheid eindelijk binnen handbereik.