Behalve het rechtstreeks via DocBase scannen is het ook mogelijk om gebruik te maken van speciale scansoftware van Kofax, genaamd Capture. Gebruik maken van deze software biedt u een tal van mogelijkheden die ervoor zorgen dat  gebruikershandelingen automatisch gebeuren, waarmee het digitaliseringsproces versneld en geoptimaliseerd kan worden.

Kofax Capture

Mogelijkheden van Kofax Capture zijn o.a.:

Scanning: Kofax Capture software kan alle scanners die gebruik maken van het TWAIN of ISIS protocol aansturen (90% van de scanners).

Image fixing: Kofax Capture biedt tevens de mogelijkheid gescande afbeeldingen te corrigeren door bijvoorbeeld schuine scans recht te zetten, randen te verwijderen en images schoon te maken door bijvoorbeeld vlekken te verwijderen op de scans. Hierdoor wordt de leesbaarheid van de digitale documenten vergroot.

Compressie: Gescande documenten worden softwarematig gecomprimeerd, waarmee veel opslagruimte bespaard wordt.

Opslagformaat: Documenten kunnen worden opgeslagen in het TIFF of JPEG formaat.

Herkenning: De gescande documenten kunnen worden omgezet naar machineleesbare tekst. Kofax Capture biedt mogelijkheden voor het herkennen van getypte teksten (OCR), handgeschreven teksten (ICR) en barcodes (OMR). Omgezette teksten kunnen worden opgeslagen in TXT of DOC formaat. De omgezette tekstdocumenten kunnen worden gebruikt ten behoeve van Full Text Retrieval toepassingen.

Formulierherkenning, documentscheiding en indexering: een speciale toepassing van de herkenningsfacilieteit is de mogelijkheid formulieren te herkennen en op basis hiervan documenten geheel of gedeeltelijk te kunnen ontsluiten. Tevens kan Kofax Capture ook het einde van een document herkennen, waardoor documenten niet meer met de hand in DocBase hoeven te worden gesplitst.

Kofax Advanced Forms

Met Kofax Ascent for Advanced Forms krijgt digitale verwerking van documenten een nieuwe dimensie. Deze applicatie kan automatisch vooraf aangewezen gegevens lezen op gescande documenten. Opnieuw invoeren van gegevens van orderformulieren is niet meer nodig, u hoeft de gelezen data alleen te controleren. 

Om te zorgen dat Advanced Forms zoveel mogelijk gegevens kan lezen, is optimale scankwaliteit vereist. De documenten worden daarom gescand via Ascent Capture. Dat betekent dat ook bij hoge scansnelheden duidelijke images worden geproduceerd, zonder vlekken, strepen of vervormingen en met perfect contrast. Advanced Forms leest vervolgens de gewenste gegevens op het document en biedt deze aan ter controle. Afhankelijk van de inrichting van het systeem kunnen de goedgekeurde gegevens samen met het bijbehorende image uiteindelijk worden gedistribueerd.

Advanced Forms verlost de administratie van een tijdrovende en geestdodende taak en zorgt ervoor dat bijvoorbeeld ordergegevens zeer snel beschikbaar zijn op alle relevante plekken in de organisatie.